速达软件办公管理文件审批操作指南
日期：2021/07/28 来源：速达软件办公管理文件审批操作指南
速达软件办公管理文件审批操作指南
日期：2021/3/1 10:33:54 来源：深圳市麟壹科技发展有限公司
一、 功能简介
速达软件中企业在日常办公时需要审批文件，必然都要经过一个相对固定的流程，在前面我们已经预设了审批的一些类别和模板，接下来就可以通过“文件审批”功能来处理日常办公申请和审批工作。具体包括了用户选用文件模板编辑待审批文件，提交文件，流程中指定的人员进行审批，或者委托他人代理审批，查询审批情况等功能。
二、 操作路径
「电子商务」→「办公管理」→「文件审批」。
窗口左侧按照分类列出了所有的过滤条件（包括用户自行增加的），用户可以单击相应的名称来查看有关的数据。下面予以简要的说明。
起草文件：指当前操作员已编制完毕尚未提交的文件；
我未查看文件：指审批流程执行到当前操作员时，该操作员尚未打开过的待审批文件；
我待审批文件：指审批步骤已轮到当前操作员，并且审批期限大于当前系统日期的尚未审批的文件；
我已审批文件：指当前操作员审批的，且状态不是“完成”的所有文件；
办理中文件：指审批步骤中涉及当前操作员的，审批状态不是“完成”的文件；
审批完成文件：指审批流程中涉及当前操作员的，审批状态是“完成”的所有文件；
催办文件：指审批期限小于等于当前系统日期，并且是由当前操作员起草或待审批的文件。
操作指南
编辑一个待审批的文件时，单击上述窗口的[编辑]→[新增]，打开‘文件审批编辑’窗口；其中提供了4个页面：文件审批、审批流程、文件内容、审批意见。
（一） 文件编辑
1. 单号：请手工录入；
2. 主题：请手工录入；由业务端发起审批时，默认该业务单据名，不可修改；
3. 紧急程度：系统提供特急、紧急、普通三个选项，由用户选择，系统默认“普通”；
4. 申请日期：系统默认当前日期，可以修改；
5. 申请人：系统提供员工基础资料选项，由用户选入；由业务端发起审批时，默认单据的业务员；
6. 审批期限：系统提供日期选择项，默认为空；
7. 引用期限：系统提供日期选择项，默认为空；
8. 审批类别：由用户选择的审批模板代入，不可以修改；
9. 审批模板：系统以列表的形式，将审批模板基础资料显示出来，供用户选择，文件状态是“起草”时，此项可修改；否则不再允许修改模板；
10. 状态：系统提供“起草”、“待审批”、“审批未通过”、“审批通过”、“完成”五种状态，新建文件时，系统默认为“起草”。下面对每个状态予以简要说明：
起草：当文件由用户起草并保存草稿时，文件状态为“起草”，起草状态的文件可修改；
待审批：当文件被提交审批后，文件状态为“待审批”，待审批状态的文件内容不可修改，可修改审批流程；
审批未通过：当文件有某步骤审批不通过时，文件状态为“审批未通过”，并停止向下一步递交，系统视同完成，此状态的文件不可再做任何操作；
审批通过：当文件最后全部审批通过时，文件状态为“审批通过”，在此状态下，最后一个审批人可进行反审批操作；
完成：当最后审批人审批通过并作完成处理时，文件最后状态为“完成”，完成状态的文件不可再作任何操作；
11. 操作员：当前操作员，不可修改。
（二） 审批流程
用户可对流程中尚未执行的流程步骤修改，系统按修改后的流程执行；
（三） 文件内容
由审批模板带入，申请人可以修改；当由业务端申请审批时则为空，不可修改。
（四） 审批意见
系统将已审批步骤、事项、审批人、审批意见等显示出来，“处理结果”即为“同意”或“不同意”；
（五） 其他功能
系统为了方便用户编辑、查看审批文件，还提供了其他一些常用的功能。
1. 查看单据：当审批文件是由业务端发起时，操作员可通过“查看单据”功能，查看被引用过程，系统以列表形式体现，可穿透到相应的业务单据，不可修改；在新增和由OA端起草的文件中此功能处于隐藏状态；
2. 保存退出：每次对文件进行操作后都应进行保存，文件将自动显示为相应的状态，如提交前的文件显示为“起草”状态，同时，该文件将在当前操作员的“起草文件”目录中列示，提交后显示为“待审批”状态，依此类推。当文件状态为“完成”或“审批未通过”时，此功能处于隐藏状态；
3. 保存新增：对编辑好的文件进行保存，然后继续增加新的文件，同时，该文件将在当前操作员的“起草文件”目录中列示，当文件状态为“完成”或“审批未通过”时，此功能处于隐藏状态；
4. 提交：将编辑好的文件予以提交后，文件状态改为“待审批”，并按审批步骤列示在审批人的“我未查看文件”目录中，此功能只在文件处于“起草”状态时显示可用；
5. 取消：指不保存对文件进行的任何操作，并退回到列表窗口；
6. 审批：当审批文件提交，或流程执行到当前操作员，并且操作员在“我未查看文件”或“我待审批文件”目录中打开文件编辑界面时，显示此功能，单击此按钮，系统提供文件审批窗口供用户编辑，当文件状态是“完成”或“审批未通过”时，此功能处于隐藏状态；
（六） 审批编辑
操作员进行审批时，系统打开‘审批编辑’窗口，要求用户批注意见。
1. 审批人：默认为当前操作员，不可修改；
2. 审批日期：默认为当前日期，不可修改；
3. 审批意见：由用户手工输入；
4. 说明：系统提供“同意”、“不同意”、“返回”、“反审批”四个功能；其功能分别为：
同意：操作员点击“同意”，系统即按流程执行下一审批步骤，系统同时将该文件由“我未查看文件”转到“我已审批文件”中列示；如该步骤是流程中的最后审批步骤，系统提示“是否完成审批”，选择“是”则该文件审批状态变为“完成”，可被业务单据引用，同时该操作员不可再取消审批，并列示在“审批完成文件”目录中；选择“否”则系统只改变该文件审批状态，由“待审批”改为“审批通过”，并在“我已审批文件”中列示；
不同意：操作员点击“不同意”，系统不再按流程执行下一审批步骤，视同该文件审批完成，但不能被单据引用，同时将文件审批状态改为“审批未通过”，同时列示在“审批完成文件”目录中；
返回：对操作员编辑的审批内容不予保存，退回到上一窗口；
反审批：当前操作员对文件尚未审批或当前操作员已审批并且下一步骤审批人已审批或文件审批状态为“完成”时，此功能处于隐藏状态；当前操作员需要重新对已审批的文件进行审批，在下一步骤审批人未审批的情况下，可以在“我已审批文件”中打开该文件进行“反审批”。
提示
－审批人不能修改文件的内容，只能签注审批意见；
－审批人可对待审批文件的审批流程中，尚未执行的流程步骤或审批人进行增加、删除操作，待审批文件将按新流程执行，修改后的流程不覆盖相应的流程基础资料；
－委托人不能处理已委托的事项，只能够查看委托文件的审批情况；
－如一个审批步骤有多个审批人时，文件提交审批或按审批流程执行到此步骤时，系统将待审批文件同时显示在这一步骤中所有审批人的“我待审批文件”中；
－一个审批步骤有多个审批人时，当其中一人审批后，系统视同该步骤已执行，按流程自动执行下一审批步骤；
－同时，系统将该文件由“我待审批文件”中，转到实际审批人的“我已审批文件”中，对同一步骤的其他审批人，则转到“办理中文件查询”；
－在OA模块起草的文件必须是完成状态时才能被单据引用；
－被单据引用的审批文件不可删除；
－文件未被下一步审批前,允许最后审批的操作员取消审批，当最后一个审批步骤审批后，审批状态不是“完成”时，审批人也可进行取消审批操作；
－由业务端申请审批时视同即时引用，引用时将文件单号填于业务单据的审批文件号上；
－由业务端发起的审批文件，不再提供到业务单据的审批文件选择项中；
－当文件由业务端发起审批时，系统自动生成文件的主题、申请日期、时间、单号等，按照单据对应审批模板的审批流程提交审批；
－当由业务端发起审批时，如删除业务单据，则相应的审批文件也删除；
－如业务单据作废，则由其发起的审批流程不删除，可继续按审批流程执行；
－审批期限不能小于申请日期，引用期限不能小于申请日期；
－未审批文件的审批期限小于等于当前日期时，将文件在当前步骤审批人和提交起草文件操用员的催办文件列示；
－文件的审批期限为空时，视为长期有效；
－引用日期小于当前系统日期时，审批文件不可被单据再引用，引用日期为空时，则长期有效；
－在审批文件中，点击“查看单据”功能键，可以查看到被引用过程；
－未在账套选项定义单据与审批模板的关联关系时，在业务端不能发起审批。
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